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Um texto mal elaborado pode construir ou denegrir a imagem de um profissional e/ou a empresa que ele representa. Confira, a seguir, dicas para não passar vergonha ao escrever um e-mail no trabalho.

Documento: Lembre-se de que e-mail é um documento, por isso, tudo que for redigido fica registrado e pode ser usado contra ou a favor de você mesmo. Ao começar, escreva o assunto que o motivou forma clara, objetiva e concisa.

Saudações: Redija sempre saudação uma inicial e final, com grau de formalidade adequado. “Prezado” e “Atenciosamente” são maneiras bem formais de iniciar e terminar um e-mail. “Bom dia”, “Olá”, “Abraços” são maneiras menos formais, mas condizentes com mensagens para interlocutores mais próximos e/ou conhecidos. Reconheça com quem está falando.

Respeito: Coloque-se no lugar de quem receberá sua mensagem, para verificar se o conteúdo está claro, polido e assertivo. Evite escreva palavras em letras maiúsculas. Essa formatação pode dar a impressão, em vários idiomas, de que o locutor está “gritando”. Se quiser destacar alguma ideia, use negrito, cor de destaque, sublinhado, etc.

Objetividade: Deixe claro o objetivo da mensagem e procure escrever uma frase final para retomá-lo. Por exemplo, se solicitou uma ação ou informação, encerre o e-mail com a frase “aguardo seu retorno”; se informou algo, finalize com “qualquer dúvida, estou à disposição”.

Concisão: Seja conciso e procure escrever frases curtas. E-mails longos, com períodos extensos, tornam a mensagem menos clara e atrativa ao leitor. Escreva em tópicos, se necessário, para garantir melhor organização das ideias e precisão de dados. Dê espaço entre os parágrafos para facilitar a leitura. Mas evite palavras abreviadas, principalmente em e-mails formais. Passa-se a impressão de pressa e/ou falta de cuidado com o interlocutor.

E lembre-se sempre, existem assuntos que nenhuma tecnologia de comunicação, por mais avançada que seja, dispensará uma boa conversa presencial, com um respeitoso aperto de mão ou um caloroso abraço ao final.